home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The Business Master (3rd Edition) / The Business Master (3rd Edition).iso / files / busition / arrdos / aar.doc next >
Text File  |  1993-02-10  |  25KB  |  470 lines

  1.                      Automotive Accounts Receivable
  2.                                     
  3.                                Version 3.0
  4.                             10 February 1993
  5.                                by Len Thom
  6.  
  7. This software is an accounts receivable, inventory and invoicing system for a small automotive
  8. parts or service business.  It is suitable for other small businesses.  This is a shareware program. 
  9. You may copy it, give it away, put it on a computer bulletin board and use it for evaluation
  10. purposes.
  11.  
  12. If you choose to make use of this program please register your use of the program by sending
  13. your name and address and $25.00 to:
  14.  
  15. Len Thom 
  16. 12126 - 102 Street
  17. Edmonton, Alberta, CANADA
  18. T5G 2G9
  19.  
  20. All registered users will receive a copy of the documentation and a copy of the most recent
  21. version of the program.
  22.  
  23. There is also a Windows version of Automotive Accounts Receivable.  Check with your local
  24. shareware distributor for an evaluation copy or write to the above address.
  25.  
  26. PART I - OPERATING INSTRUCTIONS
  27.  
  28. This program is menu driven.  There are no commands to learn.  The program operates by either
  29. pushing a function key (keys F1 - F10) or answering the prompts displayed on the screen.  After
  30. answering a prompt you push the "RETURN" or "ENTER" key (referred to as <cr>, for carriage
  31. return).  You do not have to push <cr> after pushing a function key.
  32.  
  33. To begin, copy the program on to the hard drive, preferably onto its own directory.  If you do
  34. not have a hard drive, the program will work with a floppy drive, but your file capacities will
  35. be limited to the available disk space.  Once the program is copied, type AAR <cr>.  This loads
  36. the program and the MAIN MENU comes up on the screen.
  37.  
  38. The first thing you must do is put your company name into the program.  Press F3 for "SETUP -
  39.  COMPANY NAME" and answer the questions when prompted.  You only have to do this once. 
  40. If you wish to change this information, you can.  You can also set the number of the next invoice
  41. you will use by choosing F4 for "SETUP - INVOICE NUMBER".  If you do not do this, the first
  42. invoice number will be 1.
  43.  
  44. The next thing you may do is put your credit customers into the system.  Press F1 for
  45. "ACCOUNTS RECEIVABLE/INVOICING".  The next prompt asks for a accounts receivable
  46. file name.  You must give the file a name.  What you should consider is that each file can only
  47. have 100 of your customers in it.  If you have about 180 customers, you should create two files
  48. (name them A-L, M-Z, for example) each with 90 customers in it.  Each customer must be given
  49. an account number.  The account numbers can be letters.  For example, if your customer's name
  50. was the ACME TIRE COMPANY, his account number could be "ACME".  If you want your
  51. customers to appear in the file in alphabetical order, enter them into the system in alphabetical
  52. order.  To do this choose F3.  When you are finished entering the customers press F7.  You can
  53. enter their current data as cheques with negative amounts.  If a customer owed 200.00 dollars
  54. over 90 days enter a negative cheque for that amount and post it against the over 90 category.
  55.  
  56. FOR EXAMPLE:
  57.  
  58. You have a customer called Bill's Towing who owes you $52.00 and the account is over 30 days
  59. old.  He is the first customer you will be putting into the accounts receivable system.  To do this
  60. you do the following:
  61.  
  62. 1.     Create an Accounts Receivable File called "A-L".  To do this, first choose "F1. Accounts
  63.        Receivable / Invoicing" on the MAIN MENU.  When prompted to ENTER ACCOUNTS
  64.        RECEIVABLE FILE NAME, type A-L <cr>. 
  65.  
  66. 2.     Create an account record for Bill's Towing.  The ACCOUNTS RECEIVABLE /
  67.        INVOICING MENU is on the screen.  Choose "F3. Adding New Accounts".   When
  68.        prompted for an account number, type BILLS <cr>.  The enter his address.  When you
  69.        are again prompted for an account number, hit the F7 key.  The ACCOUNTS
  70.        RECEIVABLE / INVOICING MENU will again be on the screen.
  71.  
  72. 3.     Tell the system Bill's Towing owes $52.00 over 30 days.  Choose "F9. Post Checks or
  73.        Credits".  When prompted to enter an account number, type BILLS <cr>. The check
  74.        posting menu will be on the screen.  Choose "F2. Post Check Against 30-60".  Then enter
  75.        -52.00<cr>.  When prompted to enter a cheque number, just type <cr>.  When again
  76.        prompted to enter an account number, hit the F7 key.
  77.  
  78. 4.     Check your work.  On the ACCOUNTS RECEIVABLE / INVOICING MENU, choose
  79.        "F8.  Account Information" and type "BILLS".  His account information should come up
  80.        on the screen and indicate that he owes you 52.00 in the "30-60" category. Hit the F7 key
  81.        to return to the menu.
  82.  
  83.  
  84. When you want to print an invoice for parts or service, choose F1 or F2 as the case may be.  The
  85. program uses blank, pre-printed invoice forms that are ACCPAC compatible.  (It also uses
  86. ACCPAC compatible statement forms).  You can get your own printed, with your firm name on
  87. them.  Both invoices can take inventory directly out of the inventory system.  If you want to do
  88. this answer "Y" when under the INV heading on the invoice PARTS AND MATERIALS screens. 
  89. The program will then search the inventory for the item and put it one the screen.  If nothing
  90. shows up, then the item is not in the inventory system and you must enter it yourself.  To do
  91. this, enter 0 when under the FILE heading on the invoice PARTS AND MATERIALS screens. 
  92.  
  93. When you are selling something to someone who does not have a credit account, type "CASH"
  94. when prompted for an account number.  This will put the invoice in the cash system.
  95.  
  96. If you want the invoice posted to the customers account, specify "Y" when prompted.
  97.  
  98. A word about printers.  This program was written to work on dot matrix printers.  If you have
  99. an IBM or EPSON printer (or one compatible with them) some of the reports will print in
  100. condensed print on a narrow carriage printer.  If you have a wide carriage printer, don't worry,
  101. everything will print fine.  It may take some trial and error to get the forms to line up on the
  102. printer.  It may be a good idea to set up a dummy accounts receivable file (call it DUMMY, for
  103. example) and practice printing invoices.  When things are running fine, use "SETUP - INVOICE
  104. NUMBERS" to reset the next invoice number.  Except for the invoices and statements, everything
  105. else should print on plain paper.
  106.  
  107. The inventory system allows you to keep track of your inventory as it is ordered, comes into
  108. stock and is sold.  If you want your inventory to print out in a particular order, enter it in that
  109. order.  However, you can sort your inventory by part number in numerical order.  To enter
  110. inventory, choose MAIN MENU item F9 and the INVENTORY MENU will come up on the
  111. screen.  Choose INVENTORY MENU item F8, sub-menu item F1.  The REPORT MENU can
  112. be found by choosing F2 on the MAIN MENU.  This menu can be used to print basic report and
  113. run the month end procedure.  At the end of the month you must age your files.  To do this you
  114. must do the following in this order:
  115.  
  116. 1.     Prepare Monthly Statements.  Put the ACCPAC compatible statement forms in the printer. 
  117. Do this for each accounts receivable file you have created.  To do this choose F3 on the
  118. REPORT MENU.
  119.  
  120. 2.     Prepare the Analysis Report.  Do this for each accounts receivable file you have created. 
  121. To do this choose F5 on the REPORT MENU.
  122.  
  123. 3.     Run the month end procedure by choosing REPORT MENU item F4.  You must run this
  124. procedure for each accounts receivable file you have created.  However, when prompted to close
  125. out the posting files choose "Y" for the first accounts receivable file and "N" for all subsequent
  126. accounts receivable files.
  127.  
  128. By doing this you will age your accounts receivables 30 days and all the posting information will
  129. be stored in history files.
  130.  
  131. In addition to the month end procedures, you may wish to erase your sales information and start
  132. with zero amounts for sales at the beginning of the year.  To do this your must choose F10 on
  133. the INVENTORY MENU and F5 on the sub-menu.
  134.  
  135. PART II - SUMMARY OF MENU ITEMS
  136.  
  137. Main Menu
  138.  
  139. F1     ACCOUNTS RECEIVABLE / INVOICING - Loads the Accounts Receivable / Invoicing
  140. Menu.
  141.  
  142. F2     MONTHLY STATEMENTS AND REPORTS - Loads the Accounts Receivable Reports
  143. Menu.
  144.  
  145. F3     SETUP - COMPANY NAME - This menu item allows you to put your company name
  146. and sales tax level into a file called MASTCOMP.DAT.  This information is later printed out on
  147. the invoice and statement forms.  If you get your own invoice and statement forms, run this
  148. procedure again and put carriage returns at all the prompts.  Re-enter the correct sales tax level. 
  149. If you are upgrading from a previous version of the program you must run this section over
  150. again.
  151.  
  152. F4     SETUP - INVOICE NUMBERS - This procedure allows you to change the next invoice
  153. number.  The last invoice number is stored in a file called SEQUENCE.NUM.  The program uses
  154. this file to automatically number invoices in sequence.
  155.  
  156. F5     CASH INVOICE REPORTS - This procedure will give a print out for either daily, current
  157. month or previous month cash invoices.
  158.  
  159.        Cash Invoice Menu
  160.  
  161.        F7      EXIT - Returns to Main Menu.
  162.  
  163.        F8      CASH REPORT FOR TODAY ONLY - This gives a printout of all cash invoice
  164.                records for the same date as when the program was loaded.  
  165.  
  166.        F9      CASH REPORT FOR CURRENT MONTH - This gives a printout of every cash
  167.                invoice record since the last time the posting file was closed out.
  168.  
  169.        F10     CASH REPORT FOR A PREVIOUS MONTH - This gives you a printout for a
  170.                previous month.  You must specify the month and year when prompted.
  171.  
  172. F6     CHECKS / CREDITS POSTING REPORT - Gives an on screen display of all cheques
  173. and credit postings since the last time the posting file was closed out.
  174.  
  175. F7     EXIT - Returns to DOS.
  176.  
  177. F8     REGISTRATION INFORMATION - Gives an on screen display of how to register use
  178. of the program with the author.
  179.  
  180. F9     INVENTORY - Loads the Inventory Menu.
  181.  
  182. F10    ESTIMATE / PICK LIST / WORK ORDER - This loads the ESTIMATE / PICK LIST
  183. / WORK ORDER MENU.
  184.  
  185. Accounts Receivable / Invoicing Menu
  186.  
  187. F1     PARTS INVOICE - The procedure generates an invoice for either a credit customer or
  188. a cash customer.  For credit customers, only those customers in the file specified before the menu
  189. loaded can be accessed.  Cash customers (or customers using credit cards) require that you enter
  190. the word CASH (in upper case) when prompted for a customer account number.  Each prompt
  191. can either be answered or not.  If you want no information, enter a <cr>.  The exceptions are
  192. whether the goods shipped are PPD or COL.  You must enter one or the other (in upper case). 
  193. Also, if you enter a <cr> for invoice terms you will get "NET 10 DAYS".  If it's cash, enter
  194. CASH, if its Visa, enter VISA, if its MasterCard, enter MC.
  195.        The PARTS AND MATERIALS screen works a little different than the other screens.
  196. Instead of answering a prompt, you must fill in the information in the correct column of the
  197. screen.  On the top line of the screen will appear the following headings:
  198.  
  199. ITEM PART NUMBER INV FILE DESCRIPTION QTY SHIP BO SELL PRICE
  200.  
  201. For each item you are selling enter the part number under the heading PART NUMBER.  This
  202. procedure can take inventory items directly out of the inventory system.  To have automatic
  203. posting out of inventory answer Y when the cursor is under INV.  The program will search the
  204. inventory file for all items with the same part number and write those files to the screen.  Each
  205. file has a file number found near the right hand side of the screen.  When the cursor is under
  206. FILE, enter the number of the file you want the inventory taken from.  Do not enter another file
  207. number.  If no files come up on the screen enter a zero and the program will treat this item as
  208. though it was not from inventory.    Enter the quantity ordered under QTY.  Enter the quantity
  209. shipped under SHIP.  Enter the price you are charging your customer under SELL PRICE.  When
  210. you have entered all the parts you want to enter, then enter a <cr> under PART NUMBER until
  211. the number counter has counted through to 19.  The charging of sales tax is optional.
  212.        When prompted DO YOU WANT THIS INVOICE POSTED TO THE CUSTOMER'S
  213. ACCOUNT, you should normally answer with a Y (in upper case).  However, you may refuse
  214. and the invoice will be posted as a cash invoice.
  215.  
  216. F2     SERVICE INVOICE - This works in a manner very similar to a parts invoice.  However,
  217. you are only allowed 10 parts per invoice.  If the work required more parts, you must put them
  218. on a separate invoice.  The reason is simple, only so much will fit on one invoice page.  It is
  219. very important to keep text within the markers when entering the work description and sublet
  220. work description.  This does not work like a word processor.  You must enter your own carriage
  221. returns at the end of each line.
  222.        Posting and tax options work the same as a parts invoice.
  223.  
  224. F3     ADDING NEW ACCOUNTS - Choose this item to add new accounts to an accounts
  225. receivable file.  You may use alphanumerics for accounts numbers.
  226.  
  227. F4     CORRECTING ACCOUNT INFORMATION - This item allows you to change the
  228. information in an old account.
  229.  
  230. F5     POST SALES - It will normally not be necessary to use this procedure as the parts and
  231. service invoices can be posted directly.  You will prompted for the account number, invoice
  232. amount and reference number (usually an invoice number).  When finished, press F7 when
  233. prompted for an account number.
  234.  
  235. F6     FIRST INVOICE OF THE DAY - This procedure prints the first line of text on the first
  236. invoice.  If you are using invoice forms with your company name printed on them, then you do
  237. not have to use this procedure at all.
  238.  
  239. F7     EXIT - Returns to the Main Menu.
  240.  
  241. F8     ACCOUNT INFORMATION - This procedure displays the current account information
  242. on the screen.  When finished, press F7 when prompted for an account number.
  243.  
  244. F9     POST CHECKS OR CREDITS - This procedure allows you to post checks against a
  245. current or aged balance.  Credits can be posted here or by entering an invoice with negative
  246. amounts.  The postings are automatically recorded in a separate posting file that can be accessed
  247. by Main Menu item F6 or Reports Menu item F2.
  248.  
  249.        Checks / Credits Posting Menu
  250.  
  251.        F1      POST CHECK AGAINST CURRENT - This procedure posts the check or credit
  252.                in the current month.  The check or credit number will be displayed on the
  253.                account information screen.
  254.  
  255.        F2      POST CHECK AGAINST 30-60 - This posts the check or credit against amounts
  256.                in the 30-60 day record.
  257.  
  258.        F3      POST CHECK AGAINST 60-90 - This posts the check or credit against amounts
  259.                in the 60-90 day record.
  260.  
  261.        F4      POST CHECK AGAINST OVER 90 - This posts the check or credit against
  262.                amounts in the over 90 days record.
  263.  
  264.        F7      EXIT - Returns to the Accounts Receivable / Invoicing Menu.
  265.  
  266. F10    LIST OF OPEN ACCOUNTS RECEIVABLE FILES - This allows you to see which
  267. accounts receivable files you have created.  When you create an accounts receivable file the
  268. program automatically adds the suffix .AR3.  When you call up an accounts receivable file you
  269. do not have to add the suffix.
  270.  
  271. Reports Menu
  272.  
  273. F1     ACCOUNT NUMBERS REPORT - This gives a printout of the accounts numbers used
  274. in the active accounts receivable file.
  275.  
  276. F2     CHECKS OR CREDITS REPORT - This is the same as Main Menu item F6, except that
  277. it gives a printout.
  278.  
  279. F3     MONTHLY STATEMENTS - This prints monthly statements for all customers in the
  280. active accounts receivable file on ACCPAC compatible statement forms.
  281.  
  282. F4     MONTH END PROCEDURE - This procedure allows you to "age" your files.   At the
  283. end of the month you must age your files.  To do this you must do the following in this order:
  284.  
  285.        1.      Prepare Monthly Statements.  Put the ACCPAC compatible statement forms in the
  286.                printer.  Do this for each accounts receivable file you have created.  To do this
  287.                choose F3 on the Report Menu.
  288.  
  289.        2.      Prepare the Analysis Report.  Do this for each accounts receivable file you have
  290.                created.  To do this choose F5 on the Report Menu.
  291.  
  292.        3.      Run the month end procedure by choosing this item.   You must run this
  293.                procedure for each accounts receivable file you have created.  However, when
  294.                prompted to close out the posting files choose "Y" for the first accounts receivable
  295.                file and "N" for all subsequent accounts receivable files.
  296.  
  297.        By doing this you will age your accounts receivables 30 days and all the posting
  298. information will be stored in history files.
  299.  
  300. F5     ANALYSIS REPORT - Gives a summary of the account status for each customer in the
  301. active accounts receivable file.
  302.  
  303. F6     ACCOUNTS REPORT - Gives a printout of the names and addresses of all customers in
  304. the active accounts receivable file.
  305.  
  306. F7     EXIT - Returns to Main Menu.
  307.  
  308. F8     SALES JOURNAL REPORT - Gives a Sales Journal Report including tax collected for
  309. an accounting period or on a daily basis.  When the accounting period is over, you can delete
  310. this file and begin again with no data.
  311.  
  312. F9     ESTIMATES REPORT - Gives a report of active estimates generated recently.
  313.  
  314. Inventory Menu
  315.  
  316. F1     LIST ENTIRE INVENTORY - Gives a report of all items in the inventory file.
  317.  
  318. F2     LIST INVENTORY BY SUPPLIER CODE - Gives a report of all items in the file with
  319. the same supplier code as provided by you when prompted.  Supplier codes can have only two
  320. letters and should be upper case.
  321.  
  322. F3     LIST INVENTORY BY PART NUMBER - Gives a report of all items in the file with
  323. the same part number as provided by you when prompted.  Part numbers can have no more than
  324. 11 digits and can be alphanumerics.
  325.  
  326. F4     LIST INVENTORY BY FILE NUMBER - Gives a report of the contents of the file
  327. number you specify.
  328.  
  329. F5     LIST INVENTORY BY DESCRIPTION - Gives a report of all items in the file that
  330. match the description you specify.
  331.  
  332. F6     LIST ALL ITEMS ON ORDER -Gives a report of all items in the file with more than
  333. zero items on order.
  334.  
  335. F7     EXIT - Returns to the Main Menu.
  336.  
  337. F8     UPDATE INVENTORY - Choose this item for entering new inventory items and updating
  338. old ones.  If you are entering a new item, just answer each prompt.  If you are updating an old
  339. item, enter the part number and wait for the files to come up on the screen.  Then choose the file
  340. you wish to update.  In none come up, enter a zero or F7.  
  341.  
  342.        Update Menu
  343.  
  344.        F1      MAJOR CHANGE - This allows you to change everything in inventory item file.
  345.  
  346.        F2      NEW COST - Choose this procedure to change the cost of the item.
  347.  
  348.        F3      NEW SELL PRICE - Choose this procedure to change the selling price of the
  349.                item.
  350.  
  351.        F4      PLACE ITEMS ON ORDER - Choose this to indicate that the more stock for this
  352.                item has been ordered.
  353.  
  354.        F5      POST INVENTORY IN - Choose this to post inventory in.  The amount posted
  355.                in will be deducted from the quantity on order.
  356.  
  357.        F6      POST INVENTORY OUT - This allows you to manually post inventory out. 
  358.                Inventory sold under a parts or service invoice is automatically posted out.
  359.  
  360.        F7      EXIT - Returns to Inventory Menu with no change to the item.
  361.  
  362. F9     LIST LOW INVENTORY - Gives a report of any part number with a stock level below
  363. the minimum specified quantity.
  364.  
  365. F10    INVENTORY ANALYSIS - This is a password protected area that allows you to examine
  366. the sales and profitability of your inventory. 
  367.  
  368.        Analysis Menu
  369.  
  370.        F1      ANALYSIS OF SINGLE PART NUMBER - Gives a display of entire file
  371.                including sales and profit data.
  372.  
  373.        F2      ANALYSIS OF SUPPLIER PRODUCT GROUP - Gives the sales and profit data
  374.                of a specified supplier.
  375.  
  376.        F3      ANALYSIS OF TOTAL INVENTORY - Gives the sales and profit total for the
  377.                entire inventory.
  378.  
  379.        F4      ANALYSIS PRINTOUT - Gives a printed report of the sales and profitability of
  380.                all items in inventory.
  381.  
  382.        F5      ANNUAL CLOSING OF SALES DATA - This procedure resets to zero all the
  383.                sales data in the file.  You do not have to do this at the end of 12 months; it is
  384.                optional.  If you wish to maintain this data, copy the files STOCK.DAT and
  385.                STOCK.LGN onto a floppy diskette using DOS.  To look at a previous years data,
  386.                put the diskette with the old files in drive A and at the A> prompt type C:AAR
  387.                <cr>.
  388.  
  389.        F6      SORT INVENTORY BY PART NUMBER - This procedure sorts inventory files
  390.                by part number in ascending order.
  391.  
  392. Estimate / Pick List / Work Order Menu
  393.  
  394. F1     ESTIMATE - Choose this menu item to generate an estimate.  This procedure works very
  395. much like a service invoice.  You can even access the Accounts Receivable File to use your
  396. customer's name and address information.
  397.  
  398. F2     PICK LIST - This is to generate a blank pick-list for use in picking orders from the stock
  399. room.
  400.  
  401. F3     WORK ORDER - This creates a fill in the blanks paper work order for use in the shop. 
  402. You can create work orders for customers with accounts or cash customers (similar to invoices).
  403. A record of the work order is stored in a separate file.
  404.  
  405. F4     LIST ESTIMATES BY ACCOUNT NUMBER - This gives a list of all the estimates you
  406. have generated for a particular customer by his Account Number.
  407.  
  408. F5     LIST ESTIMATES BY CUSTOMER NAME - This gives a list of all estimates you have
  409. generated for a customer.  This procedure also works for cash customers.
  410.  
  411. F6     LIST ESTIMATES BY ESTIMATE NUMBER - Gives a report of an estimate by estimate
  412. number.
  413.  
  414. F7     EXIT - Returns to Main Menu.
  415.  
  416. F8     SET WORK ORDER TO COMPLETED - When a Work Order is generated, it is
  417. automatically set to "active".  When the work is finished and an invoice has been made, use this
  418. procedure to set the work order to "completed".
  419.  
  420. F9     LIST OF ACTIVE WORK ORDERS - This gives a list of all the work orders that are set
  421. to "active".
  422.  
  423. F10    LIST WORK ORDERS BY ACCOUNT NUMBER - This gives a list of all active and
  424. completed work orders that were made out for a particular customer.
  425.  
  426. PART III - TIPS
  427.  
  428. 1.     Use uppercase only.  The searches for files and inventory items match up better when
  429. everything is in uppercase.  Hit the caps lock key and save yourself some grief.
  430.  
  431. 2.     Get a push type dot matrix printer instead of a pull type.  This allows you to print an
  432. invoice and tear it off right away.
  433.  
  434. 3.     This program is user friendly only for those people who know how to run it.  Those who
  435. do not know how to run it can really screw things up.
  436.  
  437. 4.     Keep the password to yourself.  There is always someone in every business who likes to
  438. play with the program.  The password is designed to keep such people away from the places
  439. where they can do the most harm.
  440.  
  441. 5.     If any customer does more than twenty invoices with your firm per month, it will be best
  442. to create two or more files for that customer.  This program has finite limitations and more than
  443. about a dozen invoices per customer per month can make invoicing and statements difficult.
  444.  
  445. 6.     If you get stuck at a prompt or get into a "loop" press F7.
  446.  
  447. 7.     If you are a registered user, and have difficulties give the author a call.  His number is
  448. (403) 479-6235.
  449.  
  450. PART IV - OLD VERSIONS
  451.  
  452. Version 3.0 has a new format for customer account records that includes customer telephone
  453. numbers.  Old Accounts Receivable Files (with an extension ".ARF") will not work with version
  454. 3.0 (which has files ending in ".AR3").  If you have been using a previous version and are
  455. upgrading, I will provide a program that converts your old files to the new format.  
  456.  
  457. PART V - CANADIAN VERSION
  458.  
  459. There is a version for Canada only that calculates the Goods and Services Tax. Version 2.8C is
  460. available upon request to any registered user of the program.  It may also be of use in any
  461. jurisdiction where sales tax is calculated upon the value of goods and services.
  462.  
  463. PART VI - PASSWORD
  464.  
  465. Unlike previous versions, you must set your own password.  To do this, instead of hitting the F7
  466. key on the first screen (the screen before MAIN MENU), type SET PASSWORD<cr>.  When
  467. prompted for previous password, type the previous password (if you have one) or LEN
  468. THOM<cr>.  Then enter your new password, which must be six characters long.  It is a good
  469. idea to change your password periodically.
  470.